Những điều cần biết để quản lý chất lượng cà phê trong chuỗi quán

Tháng Năm 22, 2025

Những điều cần biết để quản lý chất lượng cà phê trong chuỗi quán

Trong kinh doanh, chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt để giữ chân khách hàng và xây dựng thương hiệu bền vững. Một ly cà phê thơm ngon khi đến tay khách hàng là kết quả của một quá trình quản lý chất lượng kỹ lưỡng, từ lựa chọn nhà cung cấp, vùng nguyên liệu, lưu trữ, pha chế đến phục vụ tại quán. Trong bài viết này, VCU gợi ý với bạn đọc một số yếu tố giúp quản lý chất lượng cà phê trong chuỗi quán, góp phần vận hành kinh doanh tốt hơn nhé!

Xây dựng quy chuẩn chất lượng ngay từ đầu

Thật sai lầm nếu từ đầu chuỗi quán không thiết lập quy chuẩn chất lượng. Điều này dễ gây ra tình trạng mỗi chi nhánh pha cà phê theo một cách khác nhau, khiến chất lượng và hương vị không đồng nhất, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng, và khó lòng để khách hàng nhắc đến bạn khi nói đến một hương vị cà phê đặc trưng.

Một số gợi ý cho bạn trong giai đoạn này như thiết lập công thức chuẩn cho từng món cà phê, đào tạo nhân viên pha chế theo quy trình thống nhất, sử dụng tài liệu SOP (Standard Operating Procedure) để hướng dẫn và kiểm tra định kỳ;…

Establish Quality Standards from the Start — Xây dựng quy chuẩn chất lượng ngay từ đầu

Lựa chọn nguồn nguyên liệu uy tín và ổn định

Chất lượng hạt cà phê là yếu tố cốt lõi tạo nên hương vị. Thế nên khi quản lý chất lượng cà phê trong chuỗi quán, sự ổn định của nguồn nguyên liệu là điều quan trọng, dù với bất kỳ dòng cà phê nào, từ thương mại đến chất lượng cao, hay đặc sản.

Bước đầu tiên, hãy làm việc với nhà cung cấp uy tín, có khả năng cung cấp cà phê theo đúng profile rang bạn yêu cầu, hỗ trợ tuỳ chỉnh cho đến khi chính xác, giữ được sự ổn định về chất lượng và số lượng. Ngoài ra, nguồn gốc cũng cần được truy xuất rõ ràng và có một số giấy chứng nhận liên quan.

Hiện nay, có nhiều chuỗi quán đã lựa chọn mua cà phê rang bằng hình thức OEM (gia công theo thương hiệu) để đảm bảo hương vị đồng nhất, dễ kiểm soát chất lượng và tạo nguồn cung ổn định trong quá trình kinh doanh.

Đọc thêm: OEM cà phê theo thương hiệu

Bảo quản nguyên liệu đúng cách

Điều này thực sự quan trọng trong quá trình quản lý chất lượng cà phê trong chuỗi quán. Ngay cả khi bạn đang sở hữu dòng cà phê chất lượng cao, nếu bảo quản không đúng cách thì hương vị vẫn sẽ bị ảnh hưởng. Đặc biệt trong môi trường đông khách, liên tục mở bao cà phê và bảo quản không đúng với nhiệt độ, độ ẩm sẽ khiến cà phê giảm chất lượng.

Một số gợi ý để bảo quản nguyên liệu đúng cách:

Dùng túi có khoá zip, van 1 chiều, hoặc hũ kín để bảo quản khi đã mở cà phê.
Tránh tiếp xúc ánh nắng trực tiếp, nhiệt độ cao, môi trường ẩm ướt.
Sau khi mở bao cà phê, nên sử dụng trong vòng 2 – 4 tuần. Nếu sử dụng theo ngày, chỉ nên lấy lượng cà phê vừa đủ, tránh lãng phí.

Quản lý chất lượng cà phê trong chuỗi quán định kỳ

Xây dựng quy trình kiểm tra định kỳ tại tất cả các chi nhánh để đảm bảo mọi điểm bán đều tuân thủ theo quy chuẩn chung.

Tiến hành kiểm tra định kỳ với những mục sau:

Mùi vị cà phê sau khi pha có đúng profile rang ban đầu không?
Máy pha chế có được vệ sinh thường xuyên?
Barista có pha đúng kỹ thuật không?
Thái độ nhân viên có mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng không?

Đào tạo nhân sự pha chế

Barista là người cuối cùng quyết định ly cà phê có chuẩn vị không? Là người trực tiếp truyền tải tinh thần thương hiệu, thái độ chuyên nghiệp và phong cách phục vụ.

Managing coffee quality in a coffee chain by training baristas — Manage Coffee Quality in a Coffee Chain by training baristas

Lắng nghe phản hồi từ khách hàng

Những phản hồi từ khách hàng là nguồn dữ liệu quan trọng để bạn đánh giá quản lý chất lượng cà phê trong chuỗi quán có hiệu quả không. Đừng ngần ngại hỏi khách hàng xem ly cà phê có ngon không, có khác gì so với lần trước không, có giống như chi nhánh khác khách đã từng uống không?

Với những phản hồi này, sẽ giúp bạn xử lý các sự cố nhanh chóng, điều chỉnh kịp thời để ổn định công việc kinh doanh.

Quản lý chất lượng cà phê trong chuỗi quán không phải là công việc dễ, nhưng hoàn toàn có thể làm được nếu bạn có quy trình, xây dựng quy chuẩn từ đầu cùng đội ngũ tốt. Với những gợi ý trên đây, phần nào giúp bạn có thêm ý tưởng để xây dựng một chuỗi quán chuyên nghiệp và bền vững.

Đừng quên ứng dụng thêm một số phần mềm quản lý để giúp việc vận hành và quản lý trở nên tối ưu hơn nhé!

Nếu bạn đang cần nguồn cà phê rang chất lượng ổn định hoặc cung cấp dịch vụ OEM – gia công theo thương hiệu, hãy liên hệ ngay với VCU nhé!